Выявление документации на ликвидацию

Каждое юридическое предприятие независимо от целей и формы деятельности часто сталкивается с таким вопросом, как порядок хранения и утилизации документов, которые возникают в процессе проведения своей деятельности.

Каждая бумага имеет свое предназначение и разный сок, который отведен на ее хранение. Когда сроки истекают, то необходимо утилизировать документы. Для того, чтобы определить, стоит ли уничтожать бумагу или следует ее отправить на хранение в какое-либо архивное учреждение, необходимо проводить экспертизу ценности. Если ЭК подтверждает, что нет смысла далее хранить документ, ее направляют на ликвидацию, порядок которой унифицирован. Есть специально разработанная инструкция, по которой ненужные бумаги отправляют на уничтожение.

Перед тем как начать выделять дела к утилизации или на хранение, необходимо оформить проведение экспертизы, которая проводиться по установленным правилам. Сначала необходимо провести номенклатуру всех имеющихся дел с установлением сроков, оптимальных для хранения той или иной бумаги. Затем проводиться экспертиза тех бумаг, которые выводятся из работы.

Следующий момент это еще раз необходимо провести экспертизу важности бумаг, а уж после выноситься решение, куда именно направляется каждая бумага – в архив или на ликвидацию.

Бумаги, у которых истек срок давности, подлежат незамедлительному уничтожению, а для этого необходимо оформить акт о выделении для уничтожения документа.

Не надо забывать, что имеется определенный порядок при уничтожении документов с составлением и оформлением акта о выявлении документов и дел к уничтожению, который прописан в ФЗ № 77 а также перечнями типовых документов, которые образуются в процессе деятельности любой организаций с указанием длительности сохранения и ГОСТ-м 7.50 90, который регулирует правила консервации документов.

Экспертная комиссия приступает к рассмотрению вопроса об уничтожении документов, после того, как был составлен акт о выделении дел к уничтожению и документов с истекшим сроком давности. На основании акта комиссия подписывает документ, на основании которого создается приказ об уничтожении. После выполнения всех процедур документы отправляются на уничтожение. Экспертиза документов может производиться и своими силами, и с привлечением сторонних организаций, специализирующихся на выполнении этих мероприятий. Эти организации могут также оказывать помощь в решении возникающих, в ходе проведения экспертизы, проблем, причем в короткие сроки.

В настоящее время есть множество компаний, специалистами которых оказываются такие услуги, как оценка документа, определение срока, отведенного для хранения бумаг, вывоз ненужной документации и ее ликвидация в присутствии заказчика. При необходимости всегда можно обратиться в такие компании, где не только проконсультируют, но и окажут помощь в решении возникших вопросов.

Категория: Статьи

Добавил: ingvarr

Дата публикации: 24.01.2011

Последнее редактирование: 18.11.2019

Просмотров: 862 | Рейтинг: 5.0/2
Всего комментариев: 0
Обсуждение материала:
Комментариев: 0
avatar